Tổng quan dự án

Thời gian thực hiện: 2012 đến nay

SystemEXE đã phát triển và triển khai hệ thống Quản lý bán hàng EXEX cho Công ty X – Doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực phân phối sản phẩm tiêu dùng tại Việt Nam với hơn 200 nhân viên, sở hữu danh mục sản phẩm đa dạng, mạng lưới phân phối rộng khắp và phục vụ nhiều nhóm khách hàng khác nhau.

Yêu cầu từ phía khách hàng

• Tích hợp hệ thống quản lý bán hàng một cách hiệu quả.
• Nâng cao trải nghiệm người dùng với giao diện trực quan, dễ thao tác.
• Cung cấp chức năng phân tích dữ liệu chính xác và xuất báo cáo, giúp ra quyết định nhanh chóng và cải thiện hiệu quả kinh doanh.
• Tối ưu hóa việc theo dõi và xử lý đơn hàng, tồn kho nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.

Thực trạng trước khi thực hiện chuyển đổi số:

Trước khi triển khai hệ thống bán hàng EXEX, Công ty X gặp phải những thách thức sau:

• Quản lý đơn hàng và tồn kho chủ yếu thực hiện thủ công, dễ phát sinh sai sót trong việc cập nhật thông tin và kiểm kê.
• Thiếu dữ liệu theo thời gian thực, dẫn đến chậm trễ trong ra quyết định và khó nắm bắt tình hình doanh số.
• Quản lý khách hàng kém hiệu quả, thiếu dữ liệu để triển khai các hoạt động marketing và chăm sóc sau bán hàng.
• Phân tích và báo cáo doanh thu, hiệu quả kinh doanh tốn nhiều công sức, không có cơ chế trực quan hóa hoặc tự động hóa, gây lãng phí thời gian và nhân lực.

Cách tiếp cận và đề xuất của SystemEXE Việt Nam:

Trong quá trình triển khai đưa hệ thống quản lý bán hàng EXEX vào vận hành, SystemEXE đã gặp phải một số vấn đề sau:

• Nhiều người dùng còn bỡ ngỡ với việc chuyển đổi quy trình từ thủ công sang số, đặc biệt với những người dùng chưa quen với công nghệ, cần hỗ trợ nhiều từ SystemEXE Việt Nam để vận hành trơn tru.
• Một số nghiệp vụ đặc thù của khách hàng không có sẵn trong gói phần mềm tiêu chuẩn, đòi hỏi thực hiện tùy chỉnh cho phù hợp với yêu cầu.
• Yêu cầu từ phía khách hàng thay đổi thường xuyên, cần một cơ chế phát triển hệ thống linh hoạt để đáp ứng kịp thời.

Để giải quyết những thách thức trên, SystemEXE đã triển khai giải pháp toàn diện trên cả hai mặt kỹ thuật và hỗ trợ người dùng.

3.1 Giải pháp từ SystemEXE Việt Nam

• Xây dựng hệ thống ERP nội bộ với các module chuyên biệt, phù hợp với từng chức năng nghiệp vụ cụ thể.
• Thiết kế giao diện UI/UX đơn giản, trực quan, tập trung tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
• Sử dụng công nghệ hiện đại: AngularJS cho giao diện người dùng, Java cho xử lý nghiệp vụ, và MySQL cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
• Triển khai cơ chế xác thực và phân quyền người dùng, đảm bảo kiểm soát truy cập rõ ràng theo từng vai trò trong hệ thống.

3.2 Công nghệ sử dụng

• Frontend: AngularJS
• Backend: Java
• Database: MySQL

3.3 Giải pháp hỗ trợ người dùng

• Tổ chức đào tạo bài bản với tài liệu hướng dẫn chi tiết.
• Hỗ trợ trực tiếp khách hàng trong quá trình vận hành ban đầu.
• Thiết kế giao diện thân thiện, dễ thao tác ngay cả với người dùng ít kinh nghiệm về công nghệ.
• Phát triển các tính năng tùy chỉnh linh hoạt, cho phép hệ thống dễ dàng mở rộng hoặc điều chỉnh theo nhu cầu thực tế.
• Thiết lập kênh giao tiếp thường xuyên với khách hàng để thu thập phản hồi liên tục.
• Thực hiện các điều chỉnh cần thiết một cách kịp thời.

Kết quả đạt được

Sau khi triển khai hệ thống quản lý bán hàng EXEX, công ty X đã đạt được những kết quả tích cực và mang tính dài hạn:

• Vận hành đồng bộ và hiệu quả hơn nhờ hệ thống quản lý tập trung, giảm thiểu sự rời rạc giữa các bộ phận.
• Nâng cao độ chính xác dữ liệu, tăng mức độ hài lòng của các phòng ban nội bộ và giảm thiểu sai sót trong quy trình xử lý.
• Gia tăng tính minh bạch trong các hoạt động tài chính, quản lý đơn hàng và kiểm soát thu chi.
• Kiểm soát nội bộ trở nên chặt chẽ hơn.
• Tập trung hóa dữ liệu quản trị, hỗ trợ hiệu quả cho việc phân tích hiệu suất kinh doanh.
• Xây dựng các kế hoạch chiến lược dài hạn dựa trên dữ liệu chính xác.

Thông qua dự án này, SystemEXE đã góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, tối ưu nguồn lực và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.