Tổng quan dự án:

Thời gian thực hiện: Từ tháng 10/2024, hiện nay vẫn đang tiếp tục phát triển

SystemEXE đã hỗ trợ cải tiến hệ thống phần mềm kế toán của khách hàng dựa trên yêu cầu sau:

• Lập thiết kế chi tiết (Detail Design) và test case theo yêu cầu của khách hàng.
• Trong lần phát triển này, thực hiện bổ sung màn hình mới và chỉnh sửa màn hình hiện có để mở rộng chức năng workflow.
• Tiến hành kiểm thử kỹ lưỡng để đảm bảo toàn bộ quy trình workflow vận hành trơn tru, không bị gián đoạn ở bất kỳ bước nào, và mỗi đơn hàng đều được xử lý hoàn tất đúng cách.

Thách thức của hệ thống cũ

Trước khi được cải tiến, hệ thống đang gặp phải những hạn chế ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành:

• Nhập liệu thủ công từng hóa đơn, tốn thời gian và dễ sai sót.
• Thiếu quy trình phê duyệt chuẩn, khó kiểm soát luồng công việc.

Khách hàng cần nâng cấp hệ thống kế toán với hai mục tiêu chính:

• Tự động hóa nhập liệu: đọc và xử lý thông tin từ hóa đơn giấy tự động, giảm thiểu thao tác thủ công và sai sót.
• Tích hợp workflow phê duyệt: bổ sung quy trình phê duyệt đa cấp cho từng đầu việc, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ.

Giải pháp và phương pháp triển khai từ SystemEXE

SystemEXE áp dụng mô hình phối hợp Việt Nam – Nhật Bản, tận dụng thế mạnh của từng team để tối ưu hiệu quả dự án. Chúng tôi phân chia công việc và điều tra vấn đề hợp lý nhằm xử lý các vấn đề kỹ thuật của dự án. Các giải pháp triển khai của SystemEXE:

Tự động hoá đọc hoá đơn:

• Team Nhật Bản nghiên cứu và tích hợp thiết bị quét chuyên dụng, có thể tự động đọc và chuyển đổi dữ liệu từ hóa đơn giấy vào cơ sở dữ liệu.
• Team Việt Nam thực hiện kiểm tra dữ liệu sau khi quét để đảm bảo rằng dữ liệu được đọc chính xác vào hệ thống.

Phát triển các màn hình mới:

Team Việt Nam thiết kế chi tiết các màn hình dựa trên tài liệu thiết kế cơ bản được cung cấp từ team Nhật Bản. Đội ngũ cũng chuẩn bị tài liệu test case trước khi lập trình cho từng màn hình để đảm bảo chất lượng kiểm thử.

Cải tiến và điều chỉnh thiết kế:

• Team Việt Nam liên tục điều tra và phân tích kỹ lưỡng các vấn đề phát sinh, đưa ra giải pháp kịp thời.
• Khi phát hiện những điểm chưa hợp lý trong thiết kế, team Việt Nam chủ động tạo bộ câu hỏi và trả lời (QA) gửi team Nhật Bản, đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật chính xác.
• Đồng thời, team Việt Nam cũng linh hoạt xử lý các yêu cầu thay đổi từ khách hàng, đảm bảo cả tiến độ lẫn chất lượng.

Công nghệ sử dụng cho hệ thống phần mềm kế toán:

• Tool: Visual Studio
• Back-end: C# .net4.8
• Frond-end: Winform
• Database: Oracle 19c

Kết quả đạt được

• Tự động hóa nhập liệu và nâng cao chất lượng dữ liệu:

Thông tin từ hóa đơn giấy được đọc tự động vào cơ sở dữ liệu và được xử lý trên các màn hình nghiệp vụ, từ đó đã giúp giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công.

• Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành:

Quá trình nhập hóa đơn được rút ngắn đáng kể, giúp tối ưu hoá nguồn lực và nâng cao hiệu suất công việc.

• Triển khai thành công quy trình workflow:

Khách hàng có thể thực hiện đầy đủ luồng công việc cho toàn bộ quá trình xử lý hợp đồng và thanh toán. Mọi khoản chi được kiểm soát qua từng cấp phê duyệt, đảm bảo tính minh bạch và an toàn tài chính.

• Nâng cao độ chính xác trong thiết kế và vận hành:

Chuẩn bị thiết kế chi tiết và test case trước khi triển khai giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình phát triển, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

• Đáp ứng nhanh với yêu cầu thay đổi từ khách hàng:

Phát hiện và khắc phục sớm các vấn đề trong thiết kế, đồng thời linh hoạt điều chỉnh theo yêu cầu thay đổi từ phía khách hàng.

Dự án phát triển hệ thống kế toán là minh chứng cho năng lực công nghệ và phương pháp làm việc chuyên nghiệp của SystemEXE. Hệ thống sau cải tiến không chỉ vận hành ổn định, chính xác mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc mở rộng quy mô trong tương lai của khách hàng.

SystemEXE cam kết tiếp tục đồng hành cùng khách hàng, mang đến những giải pháp kế toán hiệu quả, linh hoạt và bền vững trên hành trình chuyển đổi số.