AppRemo đăng ký điện tử

 Work from home được đánh giá là có khá nhiều ưu điểm. Tuy nhiên vẫn còn những bất cập mà các doanh nghiệp phải đối đầu khi lựa chọn hình thức này. Hiểu được vấn đề đó công ty TNHH SystemEXE Việt Nam đã nghiên cứu và phát triển ra  AppRemo đăng ký điện tử có thể giảm thiểu những hạn chế của Work from home.

Là sản phẩm được nghiên cứu để giải quyết các nghiệp vụ giấy tờ hành chính nhân sự.

Các chức năng chính:

Các tính năng của sản phẩm giải quyết hầu như toàn bộ những vấn đề có thể gặp phải trong quá trình Work from home. Không chỉ vậy, sản phẩm còn giúp tiết kiệm thời gian, công sức và kiểm soát hoạt động đăng ký điện tử một cách hiệu quả.

• Tạo đơn đăng ký.
• Phê duyệt đơn đăng ký
• Tìm kiếm đơn đăng ký
• Đánh giá nhân sự

Ưu điểm:

• Thay đổi cách làm việc nhưng không thay đổi nghiệp vụ
• Kiểm soát, thực hiện đăng ký và phê duyệt mọi lúc mọi nơi.
• Chức năng chat kết nối mọi người trong công việc
• Thông báo qua Email hoặc Portal.
• Tạo đơn đăng ký bằng file excel dễ dàng. 
• Tạo cơ sở dữ liệu từ file excel.

Sau khi người dùng tải biểu mẫu đăng ký lên hệ thống, sẽ tự động chuyển hóa và lưu trữ vào database.

Case Study:

Tại Atré:

hệ thống thiết lập chỉ trong 6 tháng, có hơn 700 thành viên đã có thể tự sử dụng.

Tại Mitsubishi Corporation Packaging Ltd:

Hỗ trợ tạo đơn đăng ký nhanh chóng, giảm bớt chi phí và tăng tốc nghiệp vụ.

Cụ thể giảm 14 phút cho các việc liên quan đến đơn đăng ký.

Tại Miyazawa:

Được đánh giá là cài đặt dễ dàng, tiện lợi hơn khi sử dụng mẫu đơn excel.

Mỗi quyết định đều nằm ở người quản lý, từ đó nâng cao mức độ tin tưởng của đối tác.

Tại SystemEXE Japan:

AppRemo đăng ký điện tử giúp tăng tốc công việc nhờ vào thông báo trên Portal.

Đồng thời làm giảm đi khối lượng công việc như nhập liệu và lập bảng tính.

Các chức năng của phần mềm:

Đăng ký điện tử

Người dùng muốn đăng ký ở mục nào thì trực tiếp download trên app, điền đầy đủ thông tin và upload file đó lên hệ thống.

File này khi tải về đã có sẵn một số thông tin, vì thế người dùng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian khi đăng ký.

Không cần phải thiết lập cấp bật phê duyệt mỗi khi đăng ký.

Hỗ trợ tính năng bình luận và đính kèm tài liệu liên quan để người phê duyệt tiện theo dõi.

Phê duyệt đơn

Nhằm hạn chế tình trạng bỏ sót, đơn cần phê duyệt sẽ được liệt kê trên màn hình. Trên cơ bản sẽ có 3 thao tác mà người phê duyệt có thể thực hiện với một đơn đăng ký: phê duyệt hoàn trả đơn và từ chối.

Ngoài ra AppRemo đăng ký điện tử còn hỗ trợ một số tính năng khác như:

• Thay đổi cấp bậc phê duyệt, xem người phê duyệt.
• Chỉ định người phê duyệt đại diện.
• Có thể tự bổ sung những tài liệu liên quan trong từng đơn đăng ký.
• Thêm các bình luận để người đăng ký có thể thấy và thực hiện theo yêu cầu

Chức năng tìm kiếm

Tất cả thông tin ứng đăng ký trước đây, cùng với lịch sử phê duyệt, được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trong hệ thống. Người đăng ký, người phê duyệt, người chuyển đơn có thể tìm thấy đơn đăng ký bất kỳ lúc nào dựa trên chỉ định có điều kiện tương ứng có liên quan.

Chức năng dành riêng cho quản lý

Tạo đơn đăng ký bằng excel

Excel là một trong những công cụ hữu ích và thường sử dụng đối với nhân viên văn phòng. Vì quen thuộc như thế nên dù là bất kỳ ai cũng có thể tạo biểu mẫu đơn trên ứng dụng này. Excel hỗ trợ các danh sách sổ, hàm và những quy tắc riêng. Từ đó quản lý có thể lựa chọn thông tin một cách chính xác. Hơn nữa việc dễ dàng tạo và chỉnh sửa đơn đăng ký sau khi cài đặt hệ thống chính là ưu điểm nổi bật của AppRemo mà chúng tôi muốn giới thiệu.

Tạo đơn đăng ký từ cơ sở dữ liệu

Như đã trình bày ở trên các dữ liệu thu thập vào đơn đã được upload sẽ tổng hợp trong cơ sở dữ liệu của phần mềm. Với vai trò là người quản lý bạn có thể sử dụng để phân tích và liên kết với các hệ thống khác. Hãy làm theo các bước dưới đây để tạo cơ sở dữ liệu cho nội dung nhập vào excel.

• Bước 1: thiết kế đơn đăng ký trên excel.
• Bước 2: định nghĩa trong ô của vùng để quản lý dữ liệu. 
• Bước 3: chọn lại dữ liệu trên cơ sở dữ liệu của AppRemo.

Thêm sửa thông tin hiệu quả

Người quản lý có thể thêm đơn đăng ký trong nháy mắt chỉ bằng phương thức tạo chi tiết các mục ứng dụng của người dùng trong excel và thêm các loại đơn đăng ký, thông tin về cấp bậc phê duyệt, đánh số thứ tự tự động, lập đóng dấu, … từ trình duyệt web

Lưu ý rằng việc đăng ký cấp bậc từ trước sẽ giúp bạn dễ dàng chọn người phê duyệt khi đăng ký hơn. Vậy nên trước khi cho phép đăng ký và phê duyệt hãy lập danh sách đăng ký cấp bậc phê duyệt nhé.

Xuất và in đơn đăng ký

Người quản lý có toàn quyền xuất đơn đăng ký dưới dạng tệp và in chúng ra. Ngoài đơn đăng ký người quản lý còn có thể xuất các biểu mẫu đơn, lịch sử phê duyệt trong cùng một biểu mẫu nhằm đảm bảo việc kiểm soát diễn ra một cách hiệu quả và linh hoạt.

Thay đổi thông tin hàng loạt

Có một số thông tin khi thay đổi sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống ví dụ như thông tin phòng ban, thông tin người dùng.

Ứng dụng này hỗ trợ người quản lý thay đổi hàng loạt thông tin bằng cách nhập liệu ở định dạng CSV.

Thuận lợi hơn cho công tác chuẩn bị thay đổi nhân sự thường xuyên và các thông tin khác, người sử dụng có thể đăng ký trước trên hệ thống. Thông thường những thông tin về phòng ban có thể đăng ký 3 cấp bậc nếu không sử dụng có thể chuyển đổi về thông tin cũ một cách dễ dàng.

Một số nghiệp vụ cơ bản:

Nghiệp vụ nhận đặt hàng

Sau khi thông tin báo giá được phê duyệt người dùng có thể tận dụng chúng để tạo ra đơn bán hàng dựa trên nội dung báo giá đó. Đơn đặt hàng được phê duyệt, việc xuất hóa đơn và kiểm tra liên quan sẽ được tạo từ thông tin báo giá.

Đánh giá nhân sự

Những thông tin cần được bảo mật như đánh giá nhân sự cũng sẽ được giải quyết hiệu quả khi các thông tin này chỉ được cung cấp đến người phụ trách. Người phụ trách nhân sự sẽ dễ dàng tổng hợp thông tin đánh giá thông qua nghiệp vụ này của ứng dụng AppRemo đăng ký điện tử. Cho phép trích dẫn đánh giá của cấp trên và bổ sung thêm những đánh giá khác. 

Hỗ trợ cài đặt 

Dịch vụ cài đặt

Điều kiện cần có:

Tùy thuộc vào cấu tạo văn phòng sẽ có những thiết kế vận hành riêng biệt.

• Cài đặt cấu hình IIS
• Cài đặt thiết lập phần mềm Workflow
• Cài đặt và thiết lập database.
  • Trao đổi trước khi thực hiện
  • Cài đặt dựa trên hearing sheet.

Hỗ trợ cài đặt ban đầu

• Hỗ trợ đăng ký Master thông tin người dùng
• Tạo biểu mẫu đơn đăng ký workflow. Hỗ trợ tạo biểu mẫu đơn đăng ký file excel.

Hướng dẫn thao tác cho người quản lý

Việc hướng dẫn sẽ diễn ra một lần khoảng nửa ngày tại nội thành. Khi hướng dẫn tại các khu vực khác sẽ mất thêm phí đi lại. Chúng tôi cung cấp mô hình dịch vụ đám mây không cần cài đặt có thể sử dụng ngay.