Phần mềm quản lý gia công – Giải pháp tối ưu quy trình quản lý sản xuất

I. Giới thiệu

Trong hoạt động quản lý sản xuất, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sử dụng gia công ngoài (outsourcing manufacturing) để bổ sung năng lực sản xuất, việc kiểm soát và quản lý tiến độ gia công từ các nhà cung cấp thường gặp nhiều khó khăn. Điển hình như trường hợp công ty A, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hàng may mặc, từng rơi vào tình trạng thiếu thông tin thời gian thực, chậm trễ xác nhận đơn hàng gia công, dẫn tới hiệu quả quản lý sản xuất thấp và ảnh hưởng tiến độ giao hàng.

Khi nhận được yêu cầu từ khách hàng giải quyết vấn đề trên, SystemEXE Việt Nam đã tư vấn và triển khải phần mềm quản lý gia công thời gian thực ứng dụng mã quản lý QR Code kết hợp với thiết bị quét mã chuyên dụng – máy Handy. Giải pháp này giúp công ty A tối ưu hoá quy trình quản lý sản xuất, kiểm soát tiến độ và nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng.

II. Những khó khăn thường gặp khi quản lý quy trình gia công ngoài doanh nghiệp

Trước khi triển khai giải pháp phần mềm quản lý gia công thời gian thực, các thách thức  mà Công ty A từng gặp phải:

• Thiếu dữ liệu thời gian thực (Real-time data): Phòng quản lý sản xuất và cung ứng vật tư không thể cập nhật đầy đủ, chính xác về thời điểm nhà cung cấp bắt đầu và kết thúc gia công, dẫn tới khó khăn trong hoạch định kế hoạch sản xuất tổng thể.
• Quy trình xác nhận đơn hàng tốn nhiều thời gian: Việc sử dụng các hình thức liên lạc truyền thống như điện thoại, email hay Zalo khi xác nhận trạng thái đơn hàng kéo dài từ 2-3 ngày cho mỗi đơn hàng, dẫn đến thông tin bị trôi, khó theo dõi và dễ gây hiểu lầm.
• Rủi ro trễ đơn hàng: Việc thiếu dữ liệu theo thời gian thực dẫn đến nguy cơ trễ hạn sản xuất, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và chất lượng dịch vụ khách hàng.
• Khó đánh giá đúng năng lực nhà cung cấp: Do thiếu dữ liệu chuẩn xác về từng nhà cung cấp, việc đánh giá chất lượng và chọn lựa hợp tác lâu nhà với nhà cung cấp gặp nhiều khó khăn và bất cập.

III. Giải pháp phần mềm quản lý gia công thời gian thực với công nghệ QR Code và thiết bị Handy

Để gỡ rối toàn bộ các thách thức trên trong việc quản lý sản xuất, SystemEXE Việt Nam đã phát triển và triển khai phần mềm quản lý gia công thời gian thực với các module chính sau đây:

1. Module quản lý bán thành phẩm bằng mã QR

Mỗi bán thành phẩm gửi đi gia công đều được gắn một mã QR riêng biệt, chứa các thông tin thiết yếu gồm: Lot sản xuất , mã sản phẩm tiêu chuẩn yêu cầu gia công và số lượng cụ thể. Khi nhận hàng, nhà cung cấp xác nhận bằng cách quét mã QR qua thiết bị chuyên dụng để cập nhật trạng thái nhận nguyên liệu bán thành phẩm.

2. Module cập nhật tiến độ gia công qua thiết bị Handy

• Nhà cung cấp được trang bị thiết bị cầm tay (thiết bị Handy) chuyên dụng được lập trình ứng dụng sẵn để đọc mã QR và truyền dữ liệu qua mạng internet.
• Khi bắt đầu quy trình sản xuất, nhà cung cấp quét mã QR để hệ thống ghi nhận mốc thời gian bắt đầu sản xuất.
• Sau khi kết thúc gia công, nhà cung cấp tiếp tục quét QR một lần nữa nhằm cập nhật trạng thái hoàn thành ngay sau khi kết thúc công đoạn.

3. Module quản lý trung tâm thời gian thực

Hệ thống trung tâm tiếp nhận và hiển thị toàn bộ dữ liệu theo thời gian thực trên giao diện dashboard trực quan, giúp người dùng tại phòng quản lý sản xuất và cung ứng dễ dàng theo dõi toàn bộ các tiến độ đơn hàng đang gia công ngoài. Kịp thời đưa ra cảnh báo tức thời nếu đơn hàng có nguy cơ trễ tiến độ đã được thiết lập trước đó.

IV. Quy trình vận hành hệ thống

Quy trình vận hành đầy đủ và chi tiết như sau:

• Gửi bán thành phẩm tới nhà cung cấp cùng với mã QR xác nhận thông tin lô sản phẩm.
• Xác nhận nhận hàng và bắt đầu gia công khi nhà cung cấp thực hiện thao tác quét mã QR qua thiết bị Handy, dữ liệu truyền ngay lập tức về hệ thống trung tâm.
• Hoàn thành gia công, nhà cung cấp một lần nữa xác nhận hoàn thành bằng thao tác quét lại QR.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất: phòng quản lý sản xuất và cung ứng theo dõi, đánh giá tiến độ đơn hàng và hiệu suất gia công của từng nhà cung cấp thông qua dữ liệu cập nhật chính xác từ hệ thống.

V. Hiệu quả thực tế

Sau 6 tháng triển khai và giám sát thực tế, Công ty A ghi nhận những hiệu quả tích cực rõ rệt:

• Tiết kiệm 80% thời gian xác nhận đơn hàng gia công, giảm từ 2-3 ngày xuống còn dưới 5 phút mỗi đơn hàng.
• Giảm mạnh tỷ lệ giao hàng trễ hạn, từ mức trung bình 15% xuống còn dưới 2%.
• Tăng tính chính xác khi đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp, dữ liệu thực tế cho phép ban quản lý sản xuất phân tích chuẩn xác hiệu suất để tối ưu hóa lựa chọn nhà cung ứng.
• Nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ sản xuất nội bộ, giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công để tập trung vào nhiệm vụ hoạch định và tối ưu quy trình sản xuất.

VI. Lợi ích nổi bật

Việc áp dụng giải pháp trên đã mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:

• Minh bạch quy trình sản xuất: dễ dàng kiểm soát, theo dõi và đánh giá tiến độ từ công ty tới nhà cung cấp
• Khả năng mở rộng linh hoạt: có thể triển khai dễ dàng cho các nhà cung cấp và dây chuyền sản xuất khác nhau mà vẫn đảm bảo tính thống nhất quản lý.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: hạn chế đáng kể chi phí nhân lực quản lý, giảm thiểu inefficiencies (những bước lãng phí) trong dây chuyền cung ứng.

Phần mềm quản lý gia công thời gian thực ứng dụng công nghệ QR code và thiết bị Handy chuyên dụng là giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt trong hoạt động gia công ngoài. Công ty A là minh chứng cho thấy hiệu quả của phần mềm này thông qua việc giảm mạnh thời gian xử lý, tối ưu hóa đánh giá hiệu suất và nâng cao sự chủ động trong quản lý sản xuất. Đây chắc chắn là giải pháp đáng cân nhắc triển khai cho các doanh nghiệp sản xuất mong muốn tối ưu vận hành chuỗi cung ứng và tăng sức cạnh tranh lâu dài trên thị trường.